Onze werkwijze

U bent hier

  •                                                                                                                          Ga terug naar de overzichtspagina

    Onze werkwijze

    Een certificatietraject bestaat uit vaste stappen. Door deze zorgvuldig en consistent uit te voeren verzekeren we u van de zorgvuldigheid van het certificatieproces. In de onderstaande afbeelding vindt u een schematische weergave van het proces.

     

    In de onderstaande tabel vindt u een uitleg van de processtappen. U kunt de stappen in deze tabel doorlopen door op de tabs aan de rechterkant te klikken. 

  • Uitleg proces

    Offerteaanvraag, offerte & orderbevestiging

    Wanneer u interesse heeft in (één van) onze diensten kunt u een offerte aanvragen. U vindt hiervoor een formulier op de website. Wanneer u het formulier volledig invult, maken wij een offerte. Wij nemen contact op als er aanvullende informatie nodig blijkt te zijn. Bij de offerte is een certificatieovereenkomst bijgesloten. Deze bevat de wederzijdse rechten en plichten die voor het in stand houden van het certificaat van toepassing zijn. De order wordt bevestigd als u certificatieovereenkomst ondertekend aan ons retourneert.

    Planning Audit

    Na ontvangst van de ondertekende documenten zal de planningsafdeling van DEKRA binnen 10 werkdagen contact met u op voor het inplannen van de audit. Bij het plannen van de audit wordt rekening gehouden met de kwalificaties van de auditor, de locatie van de audit, de beschikbaarheid van u als klant en de auditor en eventuele te bezoeken projectlocaties. Dit alles conform de accreditatierichtlijnen.

    Initiële certificatie-audit (fase 1 en 2)

    De initiële certificatie-audit bestaat uit twee fasen

    Fase 1
    Tijdens deze fase valideren en verzamelen we de informatie die u hebt verstrekt en stellen we de auditagenda op. Er wordt beoordeeld of u klaar bent voor auditfase 2 door een aantal aspecten te beoordelen: de managementsysteem-documentatie, het interne auditproces en de eigen directiebeoordeling (management review). de auditor stelt hierover een rapportage op en bespreekt de resultaten met u.

    Fase 2
    Tijdens deze fase toetst DEKRA de implementatie en effectiviteit van het systeem in de praktijk. Dit wordt gedaan aan de hand van gesprekken met werknemers door alle lagen van uw organisatie. Op deze manier kan worden vastgesteld of wat uw organisatie heeft vastgelegd (getoetst tijdens Fase 1) ook in de praktijk uitvoert. En uiteraard moet dit voldoen aan de norm. Tijdens deze fase kunnen er tekortkomingen worden geconstateerd.

    Verwerking & Rapportage, peer review en beoordeling

    Na de audit stelt de auditor een rapportage op. Vervolgens wordt door verschillende specialisten de rapportage en het proces gecontroleerd om u te verzekeren dat alles op de correcte manier is doorlopen. Het rapport dient dan ook als basis voor de certificatiebeoordeling. Als alle stappen goed zijn doorlopen, dan wordt een positieve certificatiebeslissing genomen. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt. Bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In die gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.

    Certificaat

    Bij een positief certificatiebesluit ontvangt u het certificaat. Het certificaat is in principe drie jaar geldig. De geldigheid staat altijd op het certificaat.
    Met onze DEKRA seal kunt u uw certificatie laten zien aan uw stakeholders. U vindt de mogelijkheden en voorwaarden hiervan in de promotiekit. Ook wordt uw organisatie als gecertificeerde organisatie opgenomen in de database op onze website. In veel gevallen wordt uw certificaat ook vermeld op de website van de schemabeheerder.

    Vervolgaudits

    Na certificatie vindt (minimaal) jaarlijks een vervolgaudit plaats. De allereerste vervolgaudit wordt niet later dan 9 maanden na de afgifte van het certificaat uitgevoerd. Tijdens de vervolgaudits onderzoeken we nogmaals de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen. Tijdsduur van deze audit is over het algemeen ongeveer een derde van de initiële certificatie-audit.

    Uitleg proces

    Offerteaanvraag, offerte & orderbevestiging

    Wanneer u interesse heeft in (één van) onze diensten kunt u een offerte aanvragen. U vindt hiervoor een formulier op de website. Wanneer u het formulier volledig invult, maken wij een offerte. Wij nemen contact op als er aanvullende informatie nodig blijkt te zijn. Bij de offerte is een certificatieovereenkomst bijgesloten. Deze bevat de wederzijdse rechten en plichten die voor het in stand houden van het certificaat van toepassing zijn. De order wordt bevestigd als u certificatieovereenkomst ondertekend aan ons retourneert.

    Planning Audit

    Na ontvangst van de ondertekende documenten zal de planningsafdeling van DEKRA binnen 10 werkdagen contact met u op voor het inplannen van de audit. Bij het plannen van de audit wordt rekening gehouden met de kwalificaties van de auditor, de locatie van de audit, de beschikbaarheid van u als klant en de auditor en eventuele te bezoeken projectlocaties. Dit alles conform de accreditatierichtlijnen.

    Initiële certificatie-audit (fase 1 en 2)

    De initiële certificatie-audit bestaat uit twee fasen

    Fase 1
    Tijdens deze fase valideren en verzamelen we de informatie die u hebt verstrekt en stellen we de auditagenda op. Er wordt beoordeeld of u klaar bent voor auditfase 2 door een aantal aspecten te beoordelen: de managementsysteem-documentatie, het interne auditproces en de eigen directiebeoordeling (management review). de auditor stelt hierover een rapportage op en bespreekt de resultaten met u.

    Fase 2
    Tijdens deze fase toetst DEKRA de implementatie en effectiviteit van het systeem in de praktijk. Dit wordt gedaan aan de hand van gesprekken met werknemers door alle lagen van uw organisatie. Op deze manier kan worden vastgesteld of wat uw organisatie heeft vastgelegd (getoetst tijdens Fase 1) ook in de praktijk uitvoert. En uiteraard moet dit voldoen aan de norm. Tijdens deze fase kunnen er tekortkomingen worden geconstateerd.

    Verwerking & Rapportage, peer review en beoordeling

    Na de audit stelt de auditor een rapportage op. Vervolgens wordt door verschillende specialisten de rapportage en het proces gecontroleerd om u te verzekeren dat alles op de correcte manier is doorlopen. Het rapport dient dan ook als basis voor de certificatiebeoordeling. Als alle stappen goed zijn doorlopen, dan wordt een positieve certificatiebeslissing genomen. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt. Bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In die gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.

    Certificaat

    Bij een positief certificatiebesluit ontvangt u het certificaat. Het certificaat is in principe drie jaar geldig. De geldigheid staat altijd op het certificaat.
    Met onze DEKRA seal kunt u uw certificatie laten zien aan uw stakeholders. U vindt de mogelijkheden en voorwaarden hiervan in de promotiekit. Ook wordt uw organisatie als gecertificeerde organisatie opgenomen in de database op onze website. In veel gevallen wordt uw certificaat ook vermeld op de website van de schemabeheerder.

    Vervolgaudits

    Na certificatie vindt (minimaal) jaarlijks een vervolgaudit plaats. De allereerste vervolgaudit wordt niet later dan 9 maanden na de afgifte van het certificaat uitgevoerd. Tijdens de vervolgaudits onderzoeken we nogmaals de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen. Tijdsduur van deze audit is over het algemeen ongeveer een derde van de initiële certificatie-audit.