U bent hier

04.06.2020
| News
| Audit

Een audit op afstand: werkt dat?

De coronacrisis heeft grote invloed op de manier waarop we ons werk doen. Dat geldt ook voor de auditoren van DEKRA. Want hoe voer je een audit uit als je vanwege de afstandsregel een bedrijfsgebouw niet mag betreden? Gelukkig zijn we nog steeds in staat om certificatie- en inspectiewerkzaamheden te doen. Zo is het mogelijk om een audit op afstand (remote audit) uit te voeren, zoals we deden bij AtHomeFirst voor ISO 9001 certificering.

Audit op afstand

“Het was even spannend, maar het is ons enorm meegevallen”, vertelt Alie Oortwijn, Coördinerend manager bij AtHomeFirst. Tijdens een driedaagse audit werd het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie getoetst op de ISO 9001 norm. “Van te voren vroegen we ons af of het allemaal wel zou lukken, op afstand en zonder een bezoek. Maar het ging verrassend goed. Dat zat ‘m voor een groot deel in de voorbereiding. We hebben veel video- en belcontact gehad met auditor Loes Theunissen van DEKRA. Omdat we elkaar al gezien en gesproken hadden, verliep de audit daarna soepel.”

Filmpjes delen en videobellen

Auditor Loes, Alie en haar collega’s maakten gebruik van Microsoft Teams om te videobellen. Om een locatie van binnen te laten zien, maakte Alie een filmpje waarin ze door het pand loopt. En tijdens een mobiel videogesprek kon de auditor met Alie meekijken op locatie. “Als je de beschikbare digitale middelen goed inzet, kan je heel veel met elkaar delen. Ook als je niet tegenover elkaar aan tafel zit. Je wordt heel creatief in het bedenken van oplossingen.”

Het inzien van documenten gebeurde ook digitaal. “Normaal gesproken heb je veel documentatie op papier, maar printen was nu niet nodig. Auditor Loes was heel scherp en een kei in het screenen van documenten, ze wist precies waar de aandachtspunten lagen. Vanwege de goede voorbereiding verliep de audit gestructureerd. ’s Ochtends startten we met een videogesprek om de planning voor de dag te bespreken en we sloten de dag ook weer samen af.”

Binnen en buiten de kaders

Voor auditor Loes was de werkwijze ook nieuw, maar dat kwam in dit geval goed uit. Loes vertelt: “Omdat ik het proces zelf onder de knie moest krijgen, kon ik me goed inleven in de klant die voor het eerst te maken krijgt met een audit op afstand. Het is een uitdaging om in digitale communicatie out of the box te denken en tegelijk binnen de gestelde kaders van de audit te handelen. Dat kan maar op één manier, en dat is samen. Alie en haar collega’s hebben zich perfect voorbereid. Al doende hebben we van elkaar geleerd en zijn we digitaal vaardiger geworden. Het kan echt, een audit op afstand.”

Tips voor een remote audit

Alie adviseert andere bedrijven die een remote audit overwegen om zich net zo goed voor te bereiden als ze voor een reguliere audit zouden doen. “Zorg dat alle documenten die je wilt laten zien, klaarstaan op een plek waar je ze gemakkelijk digitaal kan delen. En bespreek voor de daadwerkelijke audit plaatsvindt hoe je het gaat aanpakken. Wij hadden onze twijfels, maar Loes heeft die weggenomen in de aanloop naar de audit. Daarom raad ik organisaties aan om in gesprek te gaan met hun auditor. Er kan meer dan je denkt. Toch zou ik in de toekomst ook graag weer met iemand aan tafel zitten. Een combinatie van direct contact en communicatie op afstand zou een goede werkwijze zijn.”

Benieuwd naar de mogelijkheden voor remote auditing?

Wilt u binnenkort een audit plannen en bent u benieuwd naar de mogelijkheid om dit op afstand te doen? Neem dan contact met ons op.

Meer informatie over remote auditing leest u op de pagina COVID-19 gevolgen dienstverlening DEKRA.

Gerelateerd nieuws

ISO 45001 / OHSAS 18001
04.04.2018
ISO 45001, Veiligheid, Kwaliteit, Company, Audit
oog vrouw
12.03.2018
Assessment, Audit, Informatiebeveiliging, AVG
Schoonenberg Header
08.12.2017
Case, Assessment, Audit